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¿HASTA CUÁNDO DEBO CONSERVAR LA DOCUMENTACIÓN DE MI EMPRESA?

Los libros, facturas y contratos, tanto si se trata de documentos recibidos como de los entregados, los debemos conservar principalmente por dos posibles motivos:

1: Porque la normativa reguladora así lo obligue con carácter imperativo

2: Puedan ser exigidos en el futuro, normalmente por la propia Administración pública en sus funciones de comprobación e inspección.

 

El artículo 30 del Código del Comercio dice:

«Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.»

Por tanto, desde el último día de cada ejercicio, toda la documentación correspondiente al mismo debe guardarse durante los siguientes seis años, ya sea de tipo contable, fiscal, laboral o mercantil, salvo que otra norma exija un plazo mayor.

 

En la imagen puede ver cuando prescriben las distintas obligaciones de forma general

 

Estos plazos de prescripción empezarían a contar desde el último día del plazo voluntario para la presentación de la liquidación o declaración correspondiente, en el caso de las infracciones fiscales y desde el mismo momento de cometerse la infracción en el resto de supuestos.

Sin embargo quedarnos simplemente con estos plazos sería muy descabellado, teniendo que adecuarnos a las distintas operaciones y sobre todo a las obligaciones que puedan surgir como consecuencia de los mismos. A este respecto, como ejemplos de documentación que tendremos que conservar durante más tiempo podemos observar:

  • Sobre préstamos: hasta que sean devueltos.
  • Del inmovilizado: hasta que sea amortizado y/o vendido.
  • Relativa a bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de regulación del IVA (5 años de forma general, 10 años para terrenos y edificaciones).
  • Correspondiente a ejercicios en los que se haya generado una base imponible negativa: hasta cuatro años después de su compensación.

Además, si el plazo de prescripción de cualquier tipo de obligación es inferior al establecido con carácter general para la obligación de conservación es recomendable seguir manteniendo la documentación al menos hasta llegar a los seis años antes mencionados.